Skanowanie Dokumentów
Zajmujemy się digitalizacją dokumentów, czyli wprowadzanie skanów do pamięci cyfrowej. Obrazy/dokumenty te można otworzyć na wszelkiego rodzaju komputerach, laptopach, telefonach itp.
Utrwalanie dokumentów na cyfrowym nośniku danych
Dokumenty utrwalone są w postaci biernej, składającej się z określonej ilości cyfr 0 i 1, możliwe do odczytania na każdym urządzeniu, które obsługuje system binarny (komputery, telefony, laptopy, telewizory, projektory itp.), poprzez program do obsługi danego pliku czy to plik tekstowy (pdf,doc,tff itp.) czy plik multimedialny (obraz – jgp, jpeg, wideo – mp4, vid, itp.).
W jaki sposób papierowe dokumenty są przetwarzane na cyfrową dokumentacje
Dokumenty są skanowane i gdy jest to tekst wydrukowany zamieniane są w pliki tekstowe, a wszystkie inne ilustracje czy elementy dokumentów zapisywane są w formacie obrazu. Możliwe jest także zapisanie dokumentów w formie skanów obrazów, jednak ta forma uniemożliwia wyszukiwanie dokumentów po zawartości.
Informacje zawarte w metatagach
Każdy skan ma dodatkową zawartość tzw. Metatag, która zawiera dokładną datę wykonania, ale także może zawierać dodatkowe informacje, nazwę firmy która zleciła skanowanie czy wykonawcy, oraz wiele więcej obszernych informacji.
Struktura zapisu skanów
Skany mogą być zapisywane w formacie pdf z określoną ilością stron. Przykładowo umowa ma 7 stron, które są zawarte w jednym pliku. Podzielone na podfoldery w których jeden plik odpowiada jednej stronie.
Możliwość wyszukiwania dokumentów poprzez frazy w nich zawartych
Większość dokumentów drukowanych (nie wypełnianych ręcznie) komputer może rozczytać i umożliwić wyszukiwanie danej frazy (np. dokumenty w których była wymieniona nazwa firmy itp.). Umożliwia to niemal natychmiastowe znalezienie szukanego dokumentu.
Pliki meta, czyli elektroniczny indeks
Do plików można dopisywać informacje które nie wpływają na informacje zawarte w nich, ale pomagają w indeksowaniu i segregacji dokumentów. Przykładowo można do nich wpisać rok użyteczności dokumentów, czy kategoryzować je w inne sposoby.
Dodatkowe funkcje
Wbudowany zestaw zaawansowanych narzędzi do obróbki intuicyjnie przygotowuje i czyści skanowane pliki, dzięki czemu ich jakość jest zdecydowanie lepsza.
Pliki mogą być bezpośrednio zgrane na pamięć zewnętrzną i przekazane, albo trzymane w zaszyfrowanej bazie danych dostępnej w sieci po autoryzacji klienta.
Bezpieczeństwo i poufność skanowanych dokumentów
Dokumenty skanowane są przenoszone w zamkniętym środowisko na dysk zewnętrzny. Nie są zapisywane w żadnym innym miejsc. Dzięki temu mamy pewność co do ich bezpieczeństwa. W wypadku abonamentu przechowywania dokumentów w chmurze, jest to proces bardziej skomplikowany, ale co nie zmienia faktu że bezpieczny. Dane w pierwszej kolejności są zapisywane na dysku fizycznym, po czym system łączy się w bezpiecznym sposób (SFTP) z serwerem, na którym będą przechowywane dane. Tam może być szyfrowany (ustalone w ofercie), ale także zabezpieczone loginem i hasłem. Istnieje możliwość udostępniania zasobów danym użytkownikom (odrębne dane logowania). Ale musi istnieć jeden użytkownik mający dostęp do całej biblioteki. Pliki szyfrowane, należy zdekodować poprzez podany klucz w dostarczonym programie (wystarczy przeciągnąć plik na ikonę programu, który automatycznie utworzy niezaszyfrowany plik na Państwa komputerze).
