Czym jest brakowanie / proces niszczenia dokumentacji?
Brakowanie dokumentacji, jest to działanie na zespołach lub zbiorach dokumentacji aby wyłączyć z nich materiały niearchiwalne, które trafią do zniszczenia (Kat. B po upływie przydzielonego okresu), bądź do zasobu archiwalnego (Kat. B przed upływem prawnego okresu, lub jego zmianie). Po otrzymaniu zgody na brakowanie i wybrakowaniu dokumentacji, trzeba zadbać o odpowiednie zniszczenie tych dokumentów, warto wspomnieć że przy małych ilościach można wyznaczyć osobę do niszczenia oraz kupić niszczarkę dokumentów o odpowiednich parametrach. Przy większych ilościach takie rozwiązanie ma wiele wad, dokumentacja taka nie jest bezpieczna w 100%. Usługa niszczenia dokumentów to nie tylko samo niszczenie i belowanie według norm bezpieczeństwa, ale także odpowiedni transport materiałów do i z niszczarnii, potwierdzenie usługi odpowiednimi dokumentami oraz doświadczeniem w tej branży.
Jakie są przepisy regulujące przechowywanie i niszczenie dokumentów
Rynek niszczenia dokumentów w Polsce jest regulowany niemiecką regulacją DIN 66399, opracowaną przez Standards Committee for Information Technology and Applications (NIA) w październiku 2012 roku. Norma ta opisuje maksymalną powierzchnię i długość ścinek po dokumentach i innych nośnikach danych i kataloguje je w grupy w przypadku dokumentów od P1 do P7. Jest to norma używana w przetargach przez polskie organy administracyjne czy duże firmy, która pozwala na dostosowanie tajności niszczenia do własnych potrzeb.
RODO
Ustawa „RODO” bardzo jasno wskazuje na czas przechowywania dokumentów (danych) zawierających dane osobowe. „Aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, administrator powinien ustalić termin ich usuwania lub okresowego przeglądu. Należy podjąć wszelkie rozsądne działania zapewniające sprostowanie lub usunięcie danych osobowych, które są nieprawidłowe. Dane osobowe powinny być przetwarzane w sposób zapewniający im odpowiednie bezpieczeństwo i odpowiednią poufność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem do nich i do sprzętu służącego ich przetwarzaniu oraz przed nieuprawnionym korzystaniem z tych danych i z tego sprzętu.” (39) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. Co wskazuje że w dokumentacja powinna być przechowywana nie dłużej niż jest niezbędna, oraz powinny zostać zabezpieczone przez nieuprawionym odstępem do tych danych przez osoby trzecie.
Prawo
Prawo jasno określa termin trzymania dokumentacji, można znaleźć na rządowych witrynach np. tu albo tu
Jakie są kary RODO, za zbyt długie przechowywanie dokumentów?
Prezes UODO może nałożyć karę pieniężną do 20 mln euro lub 4% obrotu za najpoważniejsze naruszenia, m.in. zasad przetwarzania danych, praw osób, których dane dotyczą, lub niestosowanie się do nakazów organu nadzorczego, a za pozostałe naruszenia – do 10 mln euro lub 2% obrotu, w zależności od tego, która kwota jest wyższa. Poza karami pieniężnymi Prezes UODO może wydawać nakazy związane z przywróceniem zgodności z RODO, a nawet nakazać ograniczenie przetwarzania wyłącznie do przechowywania, co może zatamować proces biznesowy i być bardziej dotkliwe niż kara pieniężna. Ponadto pracownik, który narusza RODO, powinien liczyć się także z odpowiedzialnością odszkodowawczą w przypadku pozwu, karną w przypadku zawiadomienia do prokuratury lub dyscyplinarną w przypadku niestosowania się do wewnętrznych polityk i procedur.
Jakie dokumenty można niszczyć?
Wybrakowanie dokumenty kat. B, których czas przydatności i obowiązek przechowywania upłynął. Można także niszczyć materiały które nie są chronienie prawnie, czyli np. broszury, katalogi, ulotki, itp.
Jakie są sposoby niszczenia dokumentów?
Dokumenty można niszczyć na kilka sposobów, najpowszechniejszym trybem jest niszczenie poprzez pocięcie na małe paski po czym zbelowane w kostki. Innym sposobem jest spalenie czy też rozwarstwienie tuszu znajdującego się na papierze, ale te metody są droższe i mniej ekologiczne.
Kto może niszczyć dokumenty?
To zależy głównie od rodzaju dokumentów, jeśli są to dokumenty, których dane nie są wrażliwe i nie zawierają danych osobowych czy też danych przez które można zidentyfikować dane osoby, może niszczyć praktycznie każdy, kto to ma chociażby nożyczki. Inne nośniki danych czy dokumenty o wrażliwych danych powinny być niszczone przez osoby/firmy, które zagwarantują bezpieczeństwo i profesjonale zniszczenie tych nośników. Usługa niszczenia dokumentów z naszej strony to nie tylko samo mechaniczne ścięcie dokumentów, ale także transport przez wyszkoloną załogę, pojazdami z modułami GPS, magazyn z ochroną i pod całodobowym nadzorem monitoringu.
Czy warto niszczyć dokumenty?
W procesie brakowania dokumentacji, ilość generowanych zbędnych dokumentów bywa zbyt duża aby mogła być efektywnie i ekonomicznie niszczona w biurowych niszczarkach dokumentów, a gdy posiadają informacje wrażliwe, bardzo prawdopodobnie będzie nie zgodna z RODO. Nasza usługa przemysłowego niszczenia dokumentów, to kompletna usługa,
Jakie dokumenty należy niszczyć?
Są to na pewno dokumenty archiwalne kategorii B, po upływie określonego prawnie okresu przypisanego po kategorii, Np. kat. B10 może zostać wybrakowana i zniszczona po 10 latach licząc od początku następnego roku kalendarzowego.
Dokumentacja niearchiwalna o symbolu „Bc” oznacza taki rodzaj wytworzonej dokumentacji, która posiada krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Po pełnym wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę. Brakowania można dokonać bezpośrednio po utracie przez tę dokumentację przydatności praktycznej.
Dokumentacja niearchiwalna o symbolu „BE” z dodaniem cyfry arabskiej oznacza dokumentację, która po okresie przechowywania (np. BE10 po 10 latach) poddawana jest ekspertyzie przez archiwum państwowe. Może ono dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji włącznie z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.
Dokumenty księgowe, po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej (http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19971370926)
Dokumenty które nie są chronione prawnie, np. ulotki, katalogi, reklamówki, broszury.
Gdzie niszczyć dokumenty?
Najbardziej wydajnymi sposobami na niszczenie dokumentów, jest niszczenie mechaniczne, spalanie, bądź rozwarstwianie chemiczne. Spalanie dokumentów czy chemiczna utylizacja dokumentów, jest najbardziej bezpieczną formą zniszczenia, ale to jedyny plus, na niekorzyść możemy wymienić duży koszt i bardzo nie ekologiczny sposób przeprowadzania tych usług, oczywiście dużo metod jest ciągle poprawianych i bardziej ekologicznych lecz ich koszt rośnie proporcjonalnie do bezpieczeństwa dla środowiska.
Cena niszczenia dokumentów
Cenna niszczenia dokumentów jest zależna od miejsca odbioru, ilości, piętra, dlatego do każdego klienta podchodzimy indywidualnie.
Cena niszczenia dokumentów za kilogram/metr bieżący
Wycena za kilogram czy metr bieżący znajduje się w wysyłanej przez nas ofercie po ówczesnej rozmowie telefonicznej.
Niszczenie dokumentów a ochrona danych osobowych
Jeśli chodzi o bezpieczeństwo danych po usłudze niszczenia dokumentów, jest zależna od przyjętej normy jak np. DIN 66399, która jest projektem stworzony przez Niemiecki Instytut Normalizacyjny (Deutschen Instituts für Normung), zawierającym informacje co do klas ochrony, poziomów bezpieczeństwa oraz doboru odpowiedniego łańcucha procesów do swoich potrzeb. Jest to najbardziej rozpowszechniona norma i oficjalnie przyjęta w Polsce.
Niszczenie Dokumentów domowe sposoby
Na „domowe niszczenie dokumentów” mogą sobie pozwolić wyłącznie osoby prywatne, małe firmy czy organizacje gdzie dokumenty muszą być niszczone przez pracowników na terenie jednostki/placówki , gdzie ilość takich dokumentów pozwala na zniszczenie ich w biurowej niszczarce, bądź ich typ czy tajność nie pozwala na niszczenie ich w innym miejscu. W każdym przypadku nie zawsze jest to opłacalne rozwiązanie, trzeba do tego wliczyć koszt niszczarki, ewentualną konserwacje oraz pracownika który będzie niszczył dokumenty.
Niszczenie Dokumentów Norma DIN 66399
DIN 66399 to norma która reguluje wymogi i obowiązki odnośnie bezpiecznego niszczenia nośników danych (także dokumentów poziom p1-p7). Nad projektem pracował niemiecki komitet techniczny Standards Committee for Information Technology and Applications (NIA). W październiku 2012 r. norma została opublikowana przez Deutsches Institut für Normung tym samym wchodząc w życie. W wyniku braku polskich regulacji w tej sferze, procedury przetargowe mogą się opierać o niemieckie prawodawstwo.
Nasz Wpis odnośnie norm niszczenia dokumentów
Niszczenie Dokumentów przez firmę zewnętrzną a rodo?
Niszczenie dokumentów jest rozumiane jako „przetwarzanie” w słowniku definicji Rozporządzenia 2016/679 (RODO) (https://uodo.gov.pl/404 ) „przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak … usuwanie lub niszczenie.
Niszczenie Dokumentów po ilu latach?
Okres przechowywania dokumentów niearchiwalnych zależy przede wszystkim od kategorii tych dokumentów, kategorie B można podzielić na podkategorie „BE”, „BC” oraz „B”. Wszystkie powyższe kategorie odnoszą się do dokumentacji nie archiwalnej, „BE” jest to dokumentacja która po podanym okresie zostaje poddana ekspertyzie. „BC” to dokumentacja którą charakteryzuje krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Wszystkie kategorie są zakończone cyfrą arabską przy literze „B” którymi oznaczone są poszczególne kategorie są tożsame z liczbą lat przez które dane dokumenty mamy obowiązek przechowywać.
